Review - Retrospective

"Ce qui nous empêche de changer, ce ne sont pas seulement nos doutes mais bien souvent nos certitudes." Sénèque

Le principe

Le Sprint Review ou la Retrospective ont tous deux un objectif commun : analyser le déroulement du projet pour créer un plan d'amélioration qui sera mis en place lors du prochain Sprint, réunion, ou tout autre évènement. Le but est d'amener des changements positifs dans le produit, le projet, l'équipe et même l'organisation. Ce moment privilégié est un élément clé du principe d'amélioration continue, indispensable à la réussite des projets agiles.

Quelle est la différence entre le Sprint Review et la Retrospective ?

En un mot, le Sprint Review concerne l'amélioration du produit et souhaite répondre aux attentes des clients tandis que la Retrospective concerne le bon fonctionnement de l'équipe et de la procédure du projet.

Comment ?

Ils prennent la forme de réunions d'équipe courtes et fréquentes. L'important est de créer un espace sûr et bienveillant pour permettre aux individus de partager leurs observations et ressentis honnêtes. Le sujet de la discussion porte sur le positif, le négatif, ce qui peut être améliorer et les mesures à prendre. Ces réunions peuvent être utilisées pour tout type d’équipes travaillant sur un projet commun.

La durée ?

Pour assurer une certaine efficacité, il est nécessaire d'instaurer une fréquence soutenue. Dès la fin du cycle ou du projet agile, l'équipe doit rapidement évaluer le processus, les éléments qui ont fonctionné et les points à améliorer pour mettre en place un plan d'action pour le cycle suivant.

Selon le Guide Scrum : “La Sprint Retrospective [...] est limitée dans le temps à un maximum de trois heures pour un Sprint d'un mois. Pour les Sprints plus courts, l'événement est généralement plus court”.

Néanmoins, chacun doit l'adapter à ses attentes et capacités. Les Review ou Retrospectives n'ont pas pour ambition d’être des réunions qui s’éternisent mais il faut permettre à chacun de s'exprimer calmement. En bref, il n’existe pas d'obligation particulière sauf de privilégier des rencontres fréquentes.

Les rôles ?

Pour que tout se passe au mieux, un leader doit mener l'échange. Souvent, le meneur de la réunion est le Scrum Master. Son rôle sera de rappeler les objectifs de celle-ci et de guider l'équipe vers l'optimisation recherchée. Cependant, tous les membres peuvent sans souci se substituer au Scrum Master, c'est un bon moyen de renouveau et d'innovation.

Une rétrospective des Retrospectives

Et pourquoi ne pas faire une Retrospective de votre procédure de Retrospective ? On ne pense pas souvent à améliorer un outil d'amélioration. Pourtant, c'est une excellente façon d'optimiser sa performance. C'est aussi l'occasion de faire le point sur votre process et l'adapter à la réalité de votre organisation.

Pourquoi ?

Les avantages pour l'équipe sont nombreux car cela renforce :

• La collaboration, la communication, la confiance et l'esprit d’équipe via :

  • la création d'un espace sûr et bienveillant où les membres de l’équipe peuvent partager leurs commentaires sans reproche;

  • l'écoute et la prise en compte de l'avis de chacun;

  • l'épanouissement de chaque membre, et donc de l'équipe en tant que telle.

    
    

• La productivité d’équipe via :

  • une identification rapide des possibles améliorations;

  • une meilleure anticipation des problèmes à venir;

  • des apprentissages multipliés au sein de l'équipe par la collaboration;

  • une équipe auto-apprenante;

  • une réflexion immédiatement après la fin du Sprint qui permet à l'équipe d'avoir des idées fraîches.

Exemples de formats de rétrospectives

Voici 3 idées d'activités à utiliser comme fil conducteur pour animer vos Review ou Retrospectives.

1. Keep, Drop, Start, More, Less

   Ce format est l'un des plus utilisés car il est facile à comprendre et à mettre en place tout en faisant une synthèse claire et structurée des ressentis de chacun.

   
   

   Les membres de l'équipe génèrent des idées et les regroupent dans un tableau à 5 colonnes : 1. Les éléments qui fonctionnent et que vous aimeriez garder,

   2. Les choses que vous souhaiteriez abandonner,

   3. Les aspects à limiter,

   4. Ceux à renforcer et finalement,

   5. Les idées à ajouter au process.

   
   

   

   
   
   
   

2. Les 4L : Liked, Learned, Laked & Longed For

   Les membres de l'équipe échangent tour à tour sur ce qu'ils ont aimé (Liked), appris (Learned), manqué (Laked) et auraient désiré (Longed for) à propos d'une itération ou d'un projet.

   
   

3. Les Trois Petits Cochons

   Utilisez la fable des Trois petits cochons pour animer la discussion et mettre en évidence les mécanismes à améliorer et ceux qui fonctionnent bien.

   
   

   Pour ce faire, vous pouvez utiliser trois colonnes : la maison de briques (les éléments solides et durables), la maison de bois (les éléments solides mais pouvant être améliorés) et la maison de paille (toutes les choses qui peuvent s'effondrer à tout moment).